Sigtuna digitaliserar hanteringen av fysisk post

Sigtuna kommun har valt att låta Postnord Strålfors digitalisera och distribuera kommunens inkommande post elektroniskt. Fysisk post, oavsett om den är skickad av en kommuninvånare, en verksamhet eller någon annan myndighet, ska nu direkt hamna hos rätt mottagare i kommunen. Att digitalisera förenklar hanteringen och all post blir spårbar, menar Postnord Strålfors och Sigtuna kommun.

– Att digitalisera vår posthantering möjliggör en snabb och effektiv hantering av den inkommande posten till kommunen. Det ger oss även en säkrare hantering med spårbarhet och loggning, vilket innebär att det är möjligt att avgränsa vem som ser vad samt kontrollera vem som tagit del av vilka handlingar. Just informationssäkerheten har varit väldigt viktig för oss som offentlig verksamhet. Vi har lagt ner enormt mycket tid under införandet på att säkerställa att den digitala hanteringen uppfyller såväl offentlighets- och sekretesslagstiftningen som GDPR och säkerhetsskyddslagen, säger Åsa Otterbjörk, IT- och digitaliseringschef på Sigtuna kommun.

Inkommande post till Sigtuna kommun ska nu levereras till Postnord Strålfors i Rosersberg där post tas emot, skannas in, konverteras till ett digitalt format och distribueras via ett automatiserat flöde till rätt mottagare i Sigtuna kommun via deras ärendehanteringssystem Artvise.

Automatiseringen av posthanteringen möjliggörs av en ”rule manager” som identifierar vilken typ av post som ska gå till vilken mottagare baserat på exempelvis adressering, avsändare eller nyckelord i texten. Genom Artificiell Intelligens förbättras graden av automatisering löpande med målsättningen att 80-90 procent av all post ska hanteras automatiserat.

– Vi beräknar att vi kommer kunna frigöra ungefär hälften av den arbetstid vi idag lägger på hantering och handläggning av den inkommande posten och den framtida potentialen för digitaliserade postflöden innebär stora möjliga kostnadsbesparingar för både internpost och utgående post, säger Åsa Otterbjörk.

Sigtuna är först ut med lösningen bland Sveriges kommuner.