Så hindrar du missbruk av företagskortet

Dieselstölderna har gått upp de senaste åren. Mellan 2021 och 2022 handlade det om en fördubbling av antalet stölder från cisterner, enligt Polisen. Från drygt 2 000 till fler än 4 000 stölder. En trolig orsak, vid sidan av att den organiserade brottsligheten har ökat över lag, är att drivmedelspriserna gått upp och gjort drivmedel mer stöldbegärligt.

Men stölder sker inte bara av organiserade ligor och andra utomstående personer. Marie Nilsson, som är ansvarig för säljsupport på Circle K, berättar att allt fler företagskunder hör av sig i ärenden som gäller misstanke om interna stölder – där egna anställda eller anlitade förare använder företagets kort för att tanka privat. Det här är ett problem som i viss mån är ännu mer känsligt.

– Dessa stölder är ofta svåra att bevisa, det är jobbigt att prata om och man vill som företagare inte skylta med att det sker eller riskera att anklaga en oskyldig medarbetare. Det gör att man ofta inte går vidare med misstankarna, och mörkertalet är därför stort, säger hon.

Att ta upp frågan med den man misstänker kan upplevas som jobbigt, och för att komma vidare med ett ärende krävs bevis. Det är också svårt för drivmedelsbolagen att hjälpa företagaren när händelsen redan ägt rum.

– Vi ser inte vad som händer på stationen. Men om man kontaktar polisen väldigt snabbt så kan det finnas övervakningsfilmer kvar. Vi har också exempel där andra kunder ringt oss och berättat att man ser att någon står på stationen med sin lastbil och ett antal dunkar.

Det finns dock åtgärder som minskar risken för missbruk av företagskort. Det handlar framför allt om att ha koll på förbrukningen.

– Många transporter sker i fasta rutter och skenar drivmedelsinköpen plötsligt i väg så är det antagligen något som är fel. Man kan också spärra kortet mellan vissa klockslag då fordonet inte ska användas. Vi råder också våra kunder att spärra kort som använts av tillfälliga förare, många glömmer att ta tillbaka korten när föraren slutar. En annan förebyggande åtgärd är att använda virtuella kort via mobilen. Då går det väldigt snabbt att spärra kortet, tipsar Marie Nilsson.

Att jobba med uppföljning är inte så svårt, men det kan krävas en kurs i hur man följer upp med hjälp av exempelvis ett vanligt Excelark, säger Marie Nilsson.

Företagskortet kan också kapas och missbrukas av andra än föraren själv.

– Det kan handla om kortläsare som används för att skimma korten, eller att man haft sin kod uppskriven på baksidan av koden, eller någonstans i bilen. Det ska man absolut inte ha, och det kan dessutom göra det svårt att få ersättning från försäkringsbolaget. Jag känner till ett fall där föraren varit inne i butiken och köpt kaffe, lämnat kortet kvar i den olåsta lastbilen och där en förbipasserande sett vilken kod personen använt och tankat innan föraren ens förstått att kortet är borta.

Nästa steg för Circle K är att införa chipkort, som är säkrare.

– Det är standard på bankkort sedan flera år, att man blippar i stället för att dra det i en kortläsare. Flera andra av våra kollegor i branschen är också på väg att införa detta.

Trots att antalet samtal ökat så upplever Marie Nilsson att allt fler företag är medvetna om problemet och försöker förbättra sina rutiner.

– Det är fler företag som har bra koll på vilka kort man delat ut. Många har också blivit bättre på att inte tanka upp bilarna före helgen, hålla koll på nivån, och hålla bilarna bakom lås och bom när de inte används. Det går också att sätta en gräns på kortet, om man vet vilken nivå som behövs för uppdragen. Många stora åkerier jobbar på det sättet och de blir sällan utsatta. Länge har man behövt byta kort om man vill ändra på begränsningen, men nu finns det teknik för att snabbt ändra detta digitalt utan att behöva byta kort.

Uppmaning från Marie Nilsson är tydlig.

– Om du är osäker, ta kontakt med din drivmedelsleverantör och diskutera möjliga åtgärder för att minska risken för stölder. Tänk på att det ofta är tillfället som gör tjuven.

Text: Mats Hellström
Foto: Circle K

5 tips för säkrare tankning
- Ha koll på förbrukningen och notera oförklarliga avvikelser.
- Ha fordonen under uppsikt eller inlåsta när de inte används.
- Använd den teknik som finns för att exempelvis spärra kortet för användning vissa tider eller sätt en gräns för inköp som räcker för uppdraget. Inför virtuella kort i mobilen eller se till att använda kort med chip om din drivmedelsleverantör erbjuder det.
- Se till att företagets policy förbjuder ovarsam hantering av pinkoder.
- Om du misstänker att en felaktig tankning gjorts, kontakta polisen direkt.

Källa: Marie Nilsson, Circle K.